Верно ли составлен приказ на перечисление денежных средств под отчет на зарплатную карту?

Comments

• Сюмбик, Добрый день.
  
  Инструкция для подотчетных лиц
  
  Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.
  В инструкции нужно предусмотреть:
  - срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;
  - способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));
  - форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и  унифицированную форму № АО-1;
  - срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);
  - срок утверждения авансового отчета руководителем;
  - срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.
  Касса и подотчет: При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:
  - для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо – сам директор организации (вместо заявления он может оформить распоряжение);
  - деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;
  - авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.
  Подотчет на карту: Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
  Отчет по подотчету: Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.
  Кому может быть выдан подотчет: Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или не утверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
  Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).
  Образец инструкции для подотчетников
  
  ПРОЦЕСС ВЫДАЧИ ДЕНЕГ
  Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчётник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств). 
  
  Посмотрите образец приказа и форму инструкции для подотчетников в прикреплённых файлах.
• Добрый день! КРАБ 2016, при цитировании указывайте, пожалуйста, автора, источник и дату публикации, но без гиперссылок. Таковы требования правил форума.
• Здравствуйте!
  
  Коллеги, не понимаю смысла приказа со списком сотрудников, которым можно выдавать денежные средства под отчет.
  Во-первых, может сложиться ситуация, когда нужно будет выдать деньги под отчет лицу, не упомянутому в приказе, и она непременно сложится. Кого-то нужно направить в командировку, кто-то уволится или появится новый сотрудник и т.д.
  И что тогда? Каждый раз вносить изменения в приказ и знакомить под роспись "заинтересованных лиц"?
  ЗАЧЕМ?
  Все уже прописано в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства":
  

  Цитата:6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему записьо сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

  Все равно каждый раз при выдаче сотруднику наличных денег под отчет придется оформлять документ, в котором будет указан срок и сумма, потому что этого требует Указание.
  
  Ну и кому нужен такой приказ?
  
  

  Цитата: Посмотрите образец приказа и форму инструкции для подотчетников в прикреплённых файлах.

  Посмотрела, увидела, цитирую:
  

  Цитата:1.      Деньги под отчет выдавать на срок, не превышающий 10 (десять) рабочих дней.

  А если понадобится направить сотрудника в командировку на три недели, что будем делать? Опять вносить изменения в приказ и знакомить всех под роспись.
  После чего через недельку другой сотрудник отправится в командировку на месяц, и процедуру придется повторить... 🤯
  
  Коллеги, не создавайте себе ловушки, чтобы потом не приходилось ломать голову над вопросом, как не оказаться в ловушке, а оказавшись, не искать способы из нее выпутаться.
• Спасибо! Внесу изменения в приказ, что отменяет список с 19.08.17 г. выдаем все по приказу руководителя кажды РКО, что им и будет утвержден список лиц кому выдаются деньги под отчет.
• Цитата: выдаем все по приказу руководителя кажды РКО, что им и будет утвержден список лиц кому выдаются деньги под отчет.

  Странная формулировка. 🤔
  Если на каждый РКО издается свой приказ, то приказов будет много. Каким из низ будет утвержден список?